Najpierw wspólnie obejrzyjcie lokal.
Przekazanie mieszkania to moment, w którym warto połączyć dokument z rzeczywistym stanem pomieszczeń. Przejdźcie przez lokal razem i zapisujcie ustalenia na bieżąco. Ogólne określenie „stan dobry” trudno później odnieść do konkretnego mebla, ściany czy urządzenia.
Dokumentacja powinna umożliwiać powrót do tego samego punktu odniesienia. Nie chodzi o jak największą liczbę stron. Ważniejsze są jednoznaczne opisy, czytelne zdjęcia i możliwość łatwego ustalenia, którego pomieszczenia lub elementu dotyczą.
Idźcie pomieszczenie po pomieszczeniu.
W każdym pokoju odnotujcie wyposażenie i widoczne ślady zużycia. Zróbcie zdjęcie całego pomieszczenia, a potem szczegóły elementów opisanych w protokole. Zbliżenie rysy bez szerszego kadru bywa trudne do zlokalizowania po kilku miesiącach.
W kuchni i łazience warto poświęcić chwilę na urządzenia oraz ich stan w dniu przekazania. Jeśli coś wymaga naprawy lub sprawdzenia, zapiszcie to jako otwartą sprawę z uzgodnionym dalszym działaniem. Nie przedstawiajcie niesprawdzonego urządzenia jako sprawnego tylko dlatego, że wygląda na kompletne.
Oddziel rzeczy od odczytów i dostępów.
Spiszcie odczyty liczników wraz z datą i oznaczeniem licznika. Zdjęcie powinno pozwalać powiązać wskazanie z właściwym urządzeniem. Osobno odnotujcie liczbę przekazanych kluczy, pilotów i innych elementów dostępu.
Ustalcie też sposób przekazania dokumentacji obu stronom. Folder z przypadkowymi nazwami zdjęć będzie mniej użyteczny niż uporządkowany zestaw z datą i nazwami pomieszczeń. Materiały przechowujcie tak, żeby nie udostępniać osobom postronnym danych mieszkańców ani informacji umożliwiających dostęp do lokalu.
Co dzieje się z tym zapisem w Cityroom?
W modelu Cityroom protokół z dnia wydania stanowi punkt odniesienia przy zakończeniu współpracy. Lokal zwracamy w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem normalnego zużycia. To dlatego opis stanu początkowego ma znaczenie także wtedy, gdy strony planują długą współpracę.
W pośrednictwie przygotowanie protokołu i przekazanie mieszkania są częścią usługi. Dalsza obsługa najmu pozostaje u właściciela, dlatego po przekazaniu warto mieć pod ręką kompletną dokumentację. Ten poradnik jest listą przygotowań; nie zastępuje ustaleń zawartych w konkretnej umowie.